Un contract comercial poate arăta foarte bine într-o zi în care ambele părți vor să facă afaceri împreună.
Problemele apar, de regulă, mai târziu.
Marfa întârzie. Serviciul prestat nu corespunde așteptărilor. Factura rămâne neachitată. Costurile cresc. Un proiect care trebuia finalizat în trei luni ajunge în luna a șasea. Una dintre părți vrea să iasă din contract, iar cealaltă susține că nu are acest drept.
Abia atunci formulările care păreau lipsite de importanță la semnare devin esențiale.
Codul civil al Republicii Moldova pornește de la principiul libertății contractuale: părțile sunt, în limitele legii, libere să decidă dacă încheie un contract și ce conținut va avea acesta. Odată încheiat însă, contractul produce efecte obligatorii între ele.
Aceasta este, de fapt, ideea de la care ar trebui să pornească orice verificare înainte de semnare: nu analiza contractul doar pentru situația în care totul merge bine. Citește-l și pentru ziua în care ceva nu va merge conform planului.
1. Este suficient de clar ce trebuie să facă fiecare parte?
Prima clauză care merită verificată este și cea mai evidentă: obiectul contractului.
În practică, însă, tocmai aici apar multe formulări care lasă prea mult loc pentru interpretare.
„Prestatorul va acorda servicii de consultanță.”
„Furnizorul va livra produsele conform comenzilor.”
„Contractorul va executa lucrările conform necesităților beneficiarului.”
Toate pot fi formulări utilizabile într-un anumit context. Dar dacă acesta este aproape tot ce spune contractul despre prestație, întrebarea apare imediat la primul conflict: ce anume trebuia, de fapt, să fie livrat?
Codul civil leagă încheierea contractului de existența acordului asupra clauzelor sale esențiale și construiește întregul regim al obligațiilor în jurul ideii de executare corespunzătoare a prestației asumate.
Diferența dintre o obligație descrisă precis și una formulată vag poate deveni decisivă.
Dacă o companie contractează dezvoltarea unui sistem informatic, este una să se promită livrarea unei platforme care îndeplinește funcțiile descrise într-o anexă tehnică și alta să se promită doar prestarea unui anumit număr de ore de dezvoltare.
Dacă se contractează servicii de marketing, trebuie să fie clar dacă prestatorul se obligă să desfășoare anumite activități sau își asumă și un anumit rezultat.
Dacă se livrează echipamente, contractul trebuie să permită identificarea produsului, cantității, specificațiilor și, atunci când este relevant, documentației sau certificatelor care îl însoțesc.
De aceea, înainte de semnare merită verificat dacă promisiunile comerciale făcute în timpul negocierilor au ajuns efectiv în contract.
Prezentarea comercială, oferta, e-mailul cu funcționalitățile promise și discuția avută la întâlnire nu ar trebui să rămână într-o realitate paralelă față de documentul care urmează să fie semnat.
Dacă un element este suficient de important încât compania nu ar încheia tranzacția fără el, de regulă este suficient de important și pentru a fi reflectat clar în contract.
2. Cât plătim, pentru ce și când?
„Prețul este de 100.000 de lei” poate părea o clauză suficient de clară.
Uneori este.
Alteori, de aici încep întrebările.
Suma include TVA? Transportul este inclus? Costurile terților sunt rambursabile separat? Plata se face în avans sau după recepție? Se facturează lunar? Ce document declanșează obligația de plată? Poate fi contestată o factură și, dacă da, în ce termen? Ce se întâmplă cu partea necontestată?
Codul civil conține reguli privind executarea obligațiilor pecuniare și termenele de plată, inclusiv reguli speciale aplicabile raporturilor în care creditorul unei obligații pecuniare este un profesionist.
Dar într-un contract comercial bine redactat nu ar trebui să fie nevoie ca părțile să ajungă la regulile supletive ale legii pentru a afla când trebuia plătită factura.
Contractul ar trebui să permită unei persoane din departamentul financiar, care nu a participat la negociere, să înțeleagă fără dificultate când poate fi emisă factura, când devine exigibilă, care este moneda plății, ce documente trebuie prezentate și ce se întâmplă dacă plata întârzie.
Un alt detaliu important este mecanismul de modificare a prețului.
Într-un contract executat timp de trei ani, formularea „prețurile pot fi revizuite în cazul modificării condițiilor economice” ridică mai multe întrebări decât rezolvă.
Cine decide modificarea? După ce indice? La ce interval? Există un plafon? Este necesar acordul celeilalte părți?
Cu cât mecanismul este mai obiectiv la semnare, cu atât există mai puțin spațiu pentru conflict mai târziu.
3. Cine decide dacă prestația a fost executată corect?
Aceasta este una dintre clauzele care pare secundară până în momentul în care trebuie emisă factura.
Un furnizor spune: „am livrat”.
Clientul spune: „nu am acceptat”.
Contractul spune doar: „plata se efectuează după prestarea serviciilor”.
De aici poate începe un litigiu care putea fi evitat prin câteva propoziții suplimentare.
Înainte de semnare, merită stabilit ce înseamnă livrare, recepție și acceptare.
Dacă sunt bunuri, cine verifică cantitatea și calitatea și în ce termen?
Dacă este software, care sunt criteriile de acceptanță?
Dacă sunt lucrări, cine semnează procesul-verbal și ce se întâmplă dacă există defecte?
Dacă sunt servicii recurente, este necesar lunar un act de predare-primire sau serviciile se consideră acceptate dacă beneficiarul nu formulează obiecții într-un anumit termen?
Codul civil oferă creditorului mai multe mijloace juridice atunci când obligația nu este executată corespunzător, de la executare și suspendarea propriei prestații până la reducerea obligației corelative, rezoluțiune și despăgubiri, în condițiile legii.
Contractul poate preveni însă multe discuții dacă stabilește etapa anterioară: cum constatăm dacă există sau nu o neexecutare?
În special pentru proiectele complexe, o procedură de acceptanță bine redactată poate valora mai mult decât câteva pagini de clauze generale despre răspundere.
4. Penalitatea este o protecție reală sau doar un procent pus în contract?
Multe contracte comerciale conțin aproape reflex o formulare de tipul:
„Pentru fiecare zi de întârziere se achită o penalitate de 0,1%.”
Dar procentul, singur, spune foarte puțin.
Aplicată la ce sumă? La valoarea întregului contract sau doar la obligația neachitată? Pentru câte zile? Există un plafon? Penalitatea se aplică pentru întârzierea plății, pentru întârzierea livrării sau pentru ambele? Poate fi cerut și prejudiciul care depășește penalitatea?
La obligațiile bănești trebuie analizate împreună penalitatea contractuală și regulile privind dobânda de întârziere.
De aceea, o clauză de răspundere ar trebui citită în întregime, nu doar prin prisma procentului.
Uneori, o companie negociază agresiv o penalitate mare, dar acceptă în aceeași clauză o limitare a răspunderii care îi reduce substanțial valoarea practică.
Alteori, contractul prevede o penalitate, dar nu spune suficient de clar dacă aceasta este singurul remediu financiar sau dacă poate fi cerut și prejudiciul suplimentar.
Întrebarea corectă nu este deci doar „cât este penalitatea?”, ci:
ce pot recupera efectiv dacă cealaltă parte nu își execută obligația?
5. Limita răspunderii poate valora mai mult decât prețul contractului
Clauzele privind limitarea răspunderii sunt deseori ascunse spre finalul contractului, într-o secțiune pe care partea comercială o citește rapid.
Ele pot schimba însă radical distribuția riscului.
Să presupunem că un furnizor primește 20.000 de euro pentru implementarea unui sistem critic, iar contractul spune că răspunderea sa totală, indiferent de prejudiciu, nu poate depăși valoarea achitată în ultimele trei luni.
Această propoziție poate fi economic mai importantă decât multe dintre obligațiile detaliate în primele zece pagini.
Codul civil recunoaște părților un spațiu important pentru distribuirea contractuală a riscurilor, dar această libertate nu este nelimitată. De exemplu, art. 905 prevede că o clauză care exclude sau limitează anticipat răspunderea pentru prejudiciul provocat prin neexecutarea intenționată sau din culpă gravă este lovită de nulitate absolută.
Din perspectivă comercială, înainte de semnare merită verificat ce tipuri de prejudicii sunt recuperabile, dacă există un plafon total, ce obligații sunt exceptate de la acel plafon și dacă limitarea funcționează în ambele direcții.
O limită de răspundere poate fi perfect justificată.
Problema apare atunci când compania descoperă existența ei abia după producerea prejudiciului.
6. „Justificarea datorită unui impediment”: de ce termenul contează
În contractele comerciale continuă să fie folosită frecvent expresia „forță majoră”.
Este o formulare familiară și poate fi utilizată contractual, dacă părțile îi definesc în mod clar conținutul și efectele. Dar atunci când vorbim despre regimul general al neexecutării obligațiilor prevăzut de actualul Cod civil al Republicii Moldova, termenul juridic pe care trebuie să îl avem în vedere este altul:
„Justificarea datorită unui impediment”.
Nu este doar o schimbare de vocabular.
Art. 903 din Codul civil prevede că neexecutarea unei obligații poate fi justificată dacă se datorează unui impediment în sensul art. 904, iar art. 904 poartă chiar denumirea „Justificarea datorită unui impediment”.
Potrivit art. 904, neexecutarea este justificată dacă se datorează unui impediment aflat în afara controlului debitorului și dacă acestuia nu i se putea cere în mod rezonabil să evite sau să depășească impedimentul ori consecințele sale. În cazul unei obligații contractuale, justificarea nu funcționează dacă debitorul putea, în mod rezonabil, să ia în considerare impedimentul la data încheierii contractului.
Aici este diferența importantă pentru redactarea contractului.
Nu este suficient ca o parte să identifice un eveniment grav și să-i aplice eticheta de „forță majoră”.
Trebuie analizată relația concretă dintre acel eveniment și obligația care nu a fost executată.
Evenimentul era în afara controlului debitorului?
Putea fi anticipat în mod rezonabil atunci când contractul a fost semnat?
Puteau fi evitate sau depășite consecințele sale?
A împiedicat efectiv executarea obligației respective?
Aceste întrebări sunt mai importante decât denumirea dată evenimentului.
De exemplu, un război, un embargo, o întrerupere majoră a infrastructurii sau o măsură a autorităților poate constitui, în funcție de circumstanțe, un impediment justificator. Dar simpla existență a evenimentului nu justifică automat orice neexecutare a oricărui contract. Compania trebuie să poată demonstra impactul asupra obligației concrete și îndeplinirea condițiilor prevăzute de art. 904.
Un impediment nu are întotdeauna același efect
Codul face și o distincție importantă între impedimentul temporar și cel permanent.
Dacă impedimentul este temporar, justificarea produce efecte cât timp acesta există. Dacă însă întârzierea ajunge să aibă caracteristicile unei neexecutări esențiale, creditorul își poate exercita remediile corespunzătoare unei asemenea neexecutări.
Dacă impedimentul este permanent, obligația se stinge, iar Codul reglementează și consecințele asupra obligației corelative și asupra restituirii prestațiilor.
Prin urmare, o clauză contractuală care spune pur și simplu că „în caz de forță majoră părțile sunt exonerate de răspundere” poate fi prea simplă pentru problema pe care încearcă să o rezolve.
Contractul ar trebui să stabilească ce se întâmplă efectiv:
executarea se suspendă?
pentru cât timp?
ce obligații sunt afectate?
ce se întâmplă cu plățile deja scadente?
când poate cealaltă parte să înceteze contractul?
ce se întâmplă dacă impedimentul durează o lună, șase luni sau devine permanent?
Notificarea nu este opțională
Mai există un aspect important pe care formulările standard despre „forță majoră” îl tratează uneori superficial.
Art. 904 alin. (5) impune debitorului obligația de a asigura ca creditorul să primească, într-un termen rezonabil, o notificare despre impediment și despre efectele acestuia asupra capacității sale de executare. Dacă notificarea nu ajunge la creditor, acesta poate cere despăgubiri pentru prejudiciul rezultat din lipsa notificării.
Așadar, chiar existența unui impediment justificator nu înseamnă că partea afectată poate rămâne pasivă.
Din perspectivă contractuală, merită stabilit:
- în cât timp trebuie făcută notificarea;
- cui se transmite;
- ce informații trebuie să conțină;
- dacă sunt necesare documente justificative;
- cum trebuie actualizată cealaltă parte asupra evoluției situației;
- când trebuie comunicată încetarea impedimentului.
Aceste elemente pot conta la fel de mult ca definiția evenimentului în sine.
„Neexecutarea este justificată” nu înseamnă că celălalt contractant rămâne fără remedii
Acesta este probabil unul dintre cele mai importante motive pentru care termenul juridic corect contează.
În limbajul comercial, „forța majoră” este uneori înțeleasă ca și cum ar șterge toate consecințele contractuale.
Codul civil este mai nuanțat.
Potrivit art. 901 alin. (2), dacă debitorul demonstrează că neexecutarea este justificată, creditorul păstrează, în condițiile legii, anumite mijloace juridice de apărare. Ceea ce nu poate cere, ca regulă în această situație, este executarea silită în natură și plata despăgubirilor pentru neexecuterea justificată.
Aceasta explică de ce formula „partea este exonerată de orice obligație și răspundere în caz de forță majoră” trebuie analizată cu atenție.
Justificarea neexecutării și soarta contractului sunt două întrebări legate, dar nu identice.
7. Impedimentul nu trebuie confundat cu un contract care a devenit mai scump
O altă distincție este esențială.
Să presupunem că materia primă nu a dispărut de pe piață și furnizorul poate continua să livreze, dar prețul ei s-a triplat.
Executarea este posibilă.
Doar că a devenit mult mai costisitoare.
Această situație nu trebuie introdusă automat în categoria impedimentului justificator.
Codul civil reglementează separat, la art. 1083, schimbarea excepțională a circumstanțelor. Regula de bază este chiar că obligația trebuie executată și atunci când prestația a devenit mai oneroasă deoarece costul executării a crescut sau valoarea contraprestației s-a diminuat.
Numai dacă schimbarea este atât de importantă încât menținerea obligației ar deveni vădit inechitabilă și sunt întrunite condițiile suplimentare prevăzute de lege poate intra în discuție mecanismul art. 1083.
Printre aceste condiții se află faptul că schimbarea a intervenit după asumarea obligației, că nu putea fi luată în calcul în mod rezonabil la acel moment, că debitorul nu și-a asumat riscul schimbării și că a încercat, cu bună-credință, să negocieze o ajustare a prestațiilor. În condițiile legii, instanța poate dispune ajustarea prestațiilor sau rezoluțiunea contractului.
Diferența practică poate fi rezumată simplu:
impedimentul de la art. 904 privește justificarea neexecutării; schimbarea excepțională a circumstanțelor de la art. 1083 privește situația în care executarea rămâne posibilă, dar a devenit excepțional de împovărătoare.
Cele două mecanisme au condiții și efecte diferite.
Tocmai de aceea, într-un contract comercial este util să evităm folosirea expresiei „forță majoră” ca un termen-umbrelă pentru orice eveniment negativ: război, inflație, creșterea costurilor, lipsa personalului, fluctuații valutare, întreruperea lanțului logistic sau scăderea cererii.
Nu toate aceste situații produc aceleași consecințe juridice.
Unele pot constitui un impediment justificator.
Altele pot ridica problema schimbării excepționale a circumstanțelor.
Iar altele pot rămâne pur și simplu în sfera riscului comercial pe care una dintre părți și l-a asumat atunci când a stabilit un preț fix.
De aceea este important nu doar să denumim corect clauza, ci să stabilim contractual cine suportă fiecare categorie de risc.
8. Cum ieși din contract?
Multe negocieri se concentrează pe intrarea în relația comercială.
Mult mai puțină atenție este acordată ieșirii.
Contractul este pe un an sau pe termen nedeterminat?
Se prelungește automat?
Cu cât timp înainte trebuie trimisă notificarea de neprelungire?
Poate una dintre părți să înceteze contractul fără motiv?
Ce încălcări dau dreptul la încetare?
Există un termen în care încălcarea poate fi remediată?
Ce se întâmplă cu comenzile deja acceptate?
Dar cu sumele achitate în avans?
Codul civil oferă creditorului, în caz de neexecutare, mai multe mijloace juridice și reglementează rezoluțiunea contractului pentru neexecutare.
Dar un contract comercial poate organiza mult mai clar relația dintre părți.
De exemplu, o întârziere de două zile la transmiterea unui raport poate să nu justifice aceeași consecință ca pierderea unei autorizații indispensabile pentru executarea întregului contract.
Din acest motiv, este util ca documentul să distingă între încălcările care pot fi remediate și cele care justifică încetarea rapidă.
La fel de importantă este încetarea fără culpă.
În contractele de lungă durată, compania trebuie să știe dacă are sau nu posibilitatea de a ieși din relație din motive pur comerciale. Codul civil însuși recunoaște posibilitatea ca părțile să își rezerve contractual dreptul la rezoluțiune pentru neexecutare, pentru alte motive sau fără motiv.
Clauza de încetare nu trebuie negociată cu pesimism.
Ea este pur și simplu planul pentru situația în care relația comercială nu mai are sens.
9. Notificările: o clauză mică, cu efecte mari
„Orice notificare va fi transmisă prin scrisoare recomandată la sediul părții.”
Formula pare inofensivă până în ziua în care cineva trimite rezoluțiunea contractului prin e-mail.
Codul civil conține reguli generale privind notificările, dar dacă părțile stabilesc în contract o procedură specială, merită ca aceasta să fie și una pe care organizația o poate respecta în practică.
Contractul poate preciza adresele de e-mail acceptate, persoanele sau departamentele cărora trebuie trimise notificările, situațiile în care este necesară și transmiterea pe suport de hârtie și momentul în care mesajul se consideră primit.
Pare un detaliu administrativ.
Dar dacă de notificare depinde curgerea unui termen de remediere, invocarea unui impediment, exercitarea unei opțiuni sau încetarea unui contract, detaliul devine foarte repede unul juridic.
10. Confidențialitatea trebuie să răspundă la întrebarea „ce protejăm?”
Și clauzele de confidențialitate tind să fie tratate standard:
„Părțile se obligă să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor primite.”
Dar o asemenea formulare ridică imediat întrebări.
Toate informațiile sunt confidențiale?
Inclusiv cele publice?
Inclusiv cele pe care cealaltă parte le cunoștea deja?
Pot fi transmise auditorilor, băncii, avocatului sau unei societăți din același grup?
Cât timp durează obligația după încetarea contractului?
Ce se întâmplă cu documentele și copiile lor?
Codul civil protejează confidențialitatea inclusiv în etapa negocierilor atunci când informațiile sunt furnizate cu caracter confidențial.
În contractul final însă, părțile pot construi un regim mult mai precis.
Iar dacă în cadrul colaborării se transmit date cu caracter personal, secrete comerciale, cod sursă, formule tehnologice sau alte categorii de informații supuse unor norme speciale, clauza generală de confidențialitate poate să nu fie suficientă. Trebuie verificată și legislația specifică aplicabilă.
11. Unde se termină negocierea și începe litigiul?
Ultimele pagini ale contractului conțin adesea o clauză pe care nimeni nu speră să o folosească:
„Litigiile se soluționează de instanțele competente.”
sau
„Orice litigiu va fi soluționat prin arbitraj.”
După apariția conflictului, această propoziție poate deveni una dintre cele mai importante din întregul document.
Instanța, arbitrajul și medierea nu sunt mecanisme echivalente. Ele diferă prin cost, confidențialitate, flexibilitate, căile de contestare și modul în care rezultatul poate fi executat.
De aceea, clauza de soluționare a litigiilor trebuie adaptată tranzacției.
Într-un contract local simplu, instanța poate fi alegerea firească.
Într-o relație internațională de valoare mare, poate exista un argument serios pentru arbitraj.
Într-o relație comercială pe care părțile doresc să o păstreze, poate fi utilă o etapă de negociere între manageri sau posibilitatea medierii înainte de începerea procedurii contencioase.
Pentru contractele internaționale mai apare o întrebare: ce lege guvernează contractul?
Legea aplicabilă contractului și instanța sau tribunalul arbitral competent să soluționeze litigiul sunt două întrebări distincte și ar trebui tratate separat.
Mai întâi verifică și cine semnează
Există și o verificare care trebuie făcută înainte de toate clauzele de mai sus.
Contractul poate fi excelent redactat, dar trebuie să fie semnat de persoana care are dreptul să angajeze compania.
Dacă semnează administratorul, trebuie verificată calitatea sa și, pentru tranzacțiile care o cer, existența eventualelor aprobări corporative necesare. Dacă semnează o altă persoană, trebuie verificată împuternicirea acesteia.
În relațiile comerciale, această verificare este cu atât mai importantă atunci când tranzacția are o valoare semnificativă, presupune constituirea unor garanții, înstrăinarea unor active importante sau iese din activitatea obișnuită a companiei.
În același timp, merită verificată forma contractului și modalitatea de semnare.
În business-ul modern, „semnat” nu mai înseamnă neapărat două exemplare pe hârtie. Dar trebuie verificat dacă modalitatea concretă de semnare îndeplinește cerințele legale și contractuale aplicabile tranzacției respective.
Nu semna contractul pentru scenariul ideal
În timpul negocierilor, optimismul este normal.
Cumpărătorul intenționează să plătească. Furnizorul intenționează să livreze. Prestatorul intenționează să respecte termenul. Nimeni nu intră într-un contract cu obiectivul de a ajunge într-un litigiu.
Un contract bun nu pornește însă de la presupunerea că una dintre părți va acționa cu rea-credință.
Pornește de la o realitate mai simplă: în afaceri apar probleme.
O livrare poate întârzia fără ca cineva să fi dorit asta. O piață se poate schimba. Un proiect poate necesita mai multe resurse decât s-a estimat. Un client important poate avea probleme de lichiditate. Poate apărea un impediment aflat în afara controlului unei părți. Sau executarea poate rămâne posibilă, dar condițiile economice se pot modifica radical.
Rolul contractului este să transforme aceste situații dintr-o negociere începută de la zero într-un mecanism previzibil.
Cine trebuie să facă ceva?
Până când?
Cine confirmă că obligația a fost executată?
Cine suportă costul dacă nu este?
Ce se întâmplă dacă neexecutarea este justificată datorită unui impediment?
Cine suportă riscul dacă executarea devine doar mai scumpă?
Cât timp poate continua problema?
Și cum se termină relația dacă nu mai poate fi reparată?
Acestea sunt întrebările care merită puse înainte de semnare.
Pentru că atunci când contractul ajunge să fie citit cu adevărat atent, de cele mai multe ori tranzacția nu mai este în etapa în care toate părțile sunt de acord.
Materialul are caracter informativ general și este raportat la cadrul juridic al Republicii Moldova. Conținutul și riscurile unui contract depind de tipul tranzacției, statutul părților și normele speciale aplicabile domeniului respectiv.