Prelungirea unui contract de locațiune pare, la prima vedere, o formalitate. Spațiul este deja folosit, chiria se plătește, părțile se cunosc, iar soluția cea mai simplă pare să fie semnarea unui act adițional prin care termenul contractului se mai extinde cu un an, trei sau cinci.
În realitate, tocmai acest moment oferă părților ocazia de a verifica dacă regulile stabilite la începutul relației contractuale mai corespund situației de astăzi. În câțiva ani se poate schimba valoarea chiriei, modul în care este utilizat spațiul, starea imobilului, structura afacerii locatarului sau chiar nivelul investițiilor făcute în bun.
Codul civil al Republicii Moldova reglementează locațiunea la art. 1251–1287. În cazul bunurilor imobile, contractul de locațiune trebuie întocmit în formă scrisă, iar termenul locațiunii nu poate depăși 99 de ani.
Dincolo de aceste reguli generale, sunt cel puțin cinci clauze care merită recitite înainte ca părțile să decidă să continue contractul.
1. Ce înseamnă, de fapt, „prelungirea”?
Primul lucru care trebuie verificat este mecanismul prin care contractul continuă după data expirării.
Un contract poate prevedea că se prelungește automat dacă nicio parte nu notifică intenția de încetare. Alt contract poate cere semnarea obligatorie a unui act adițional. În alte situații, contractul expiră pur și simplu la o anumită dată, iar părțile continuă în fapt relația fără să mai semneze nimic.
Ultima variantă nu este lipsită de consecințe juridice. Art. 1279 din Codul civil stabilește că locațiunea încetează, între altele, la expirarea termenului. Totuși, art. 1280 prevede că, dacă raporturile contractuale continuă tacit după expirarea termenului, locațiunea se consideră prelungită pe termen nedeterminat.
Diferența nu este doar una de formulare. Pentru o locațiune fără termen, Codul civil permite oricărei părți să declare rezoluțiunea cu un preaviz de trei luni în cazul unui imobil și de o lună în cazul unui bun mobil. Dacă notificarea nu respectă termenul de preaviz prevăzut de lege sau de contract, ea produce efecte numai după expirarea acestuia.
De aceea, înainte de prelungire trebuie să fie clar dacă părțile își doresc un nou termen fix sau acceptă un raport pe durată nedeterminată. Pentru o companie care investește într-un spațiu comercial, într-un sediu sau într-o unitate de producție, diferența poate fi esențială: un contract de cinci ani oferă o predictibilitate foarte diferită de un contract care poate fi încetat cu un preaviz de câteva luni.
Codul mai acordă locatarului care și-a executat obligațiile un drept prioritar la încheierea contractului pentru un nou termen, dacă bunul este oferit din nou în locațiune și locatarul acceptă noile condiții stabilite de locator. Așadar, „drept prioritar” nu înseamnă automat dreptul de a continua locațiunea la aceeași chirie și în aceleași condiții.
2. Chiria de ieri nu trebuie prelungită automat pentru mâine
Un contract semnat acum câțiva ani poate conține o chirie care nu mai reflectă realitatea economică. La fel de problematic poate fi și un mecanism de indexare formulat prea vag: „în funcție de inflație”, „conform prețurilor pieței” sau „la discreția locatorului”.
Momentul prelungirii este potrivit pentru a transforma aceste formulări într-un mecanism previzibil.
Art. 1263 din Codul civil pornește de la regula că valoarea chiriei poate fi modificată prin acordul părților. În anumite circumstanțe, locatorul poate cere instanței ajustarea chiriei, însă numai o dată pe an și dacă schimbarea condițiilor economice face ca neajustarea să fie inechitabilă, cu excepția situației în care locatorul și-a asumat riscul schimbării acestor condiții.
În practică, este mult mai util ca părțile să stabilească singure, din timp, ce se întâmplă cu chiria în noua perioadă: dacă rămâne fixă, dacă se indexează anual, ce indice se utilizează, care este data ajustării și dacă există un plafon sau un prag minim.
La fel de importantă este delimitarea chiriei de celelalte costuri. Art. 1262 precizează că plata cheltuielilor suplimentare este obligatorie numai dacă există un acord între părți.
De aceea, formule precum „chirie plus cheltuieli de administrare” merită detaliate. Contractul ar trebui să spună ce intră efectiv în aceste cheltuieli: utilități, servicii pentru spațiile comune, pază, curățenie, mentenanță, taxe sau alte costuri.
Există și situația inversă. Dacă starea bunului sau condițiile de folosire prevăzute în contract se înrăutățesc, art. 1263 recunoaște locatarului dreptul de a solicita reducerea chiriei în condițiile legii.
Prin urmare, revizuirea chiriei la prelungire nu trebuie privită exclusiv din perspectiva unei eventuale majorări. Este momentul în care părțile pot reașeza întregul echilibru economic al contractului.
3. Cine repară și cine plătește?
După câțiva ani de utilizare, diferența dintre „reparație curentă”, „uzură normală” și „reparație capitală” încetează să mai fie una teoretică.
Codul civil pune în sarcina locatarului cheltuielile curente de folosire și de întreținere a bunului și, ca regulă, efectuarea reparațiilor curente. În același timp, legea precizează că reparațiile curente sunt acele intervenții care rezultă din folosirea bunului și care, în mod echitabil, pot fi puse în sarcina locatarului, luând în considerare natura bunului, destinația și durata locațiunii.
Există însă o limită importantă: locatarul nu este obligat să facă reparații curente doar pentru a elimina efectele uzurii normale. Mai mult, art. 1265 stabilește expres că locatarul nu răspunde pentru uzura normală dacă bunul a fost utilizat potrivit destinației și contractului. Codul definește această uzură prin semnele obișnuite și inevitabile ale unei folosiri prudente și ale unei întrețineri corespunzătoare.
În privința reparației capitale, regula de bază este diferită: potrivit art. 1274, aceasta revine locatorului, dacă legea sau contractul nu prevede altfel. Tot locatorului îi revin, în orice caz, reparațiile necesare pentru înlăturarea prejudiciului provocat bunului de un eveniment aflat în afara controlului locatarului sau al persoanelor cărora acesta le-a permis accesul.
La prelungirea contractului este, așadar, util să fie verificată și starea efectivă a bunului. Dacă instalația electrică, sistemul de încălzire, acoperișul, fațada sau alte elemente importante necesită intervenții, este mult mai simplu ca părțile să stabilească înainte de prelungire cine le execută, în ce termen și pe al cui cont.
O clauză foarte generală prin care „toate reparațiile sunt suportate de locatar” poate deveni sursa unor discuții serioase tocmai atunci când apare o defecțiune costisitoare.
4. Contractul mai corespunde modului în care este folosit bunul?
O companie poate închiria inițial un spațiu pentru birou, iar câțiva ani mai târziu să-l folosească și pentru showroom, depozit, activități cu clienții sau împreună cu alte societăți din același grup.
Din punct de vedere contractual, aceste schimbări nu trebuie ignorate.
Art. 1264 obligă locatarul să folosească bunul potrivit destinației și în conformitate cu clauzele contractului, iar art. 1261 stabilește că nici locatorul și nici locatarul nu pot schimba forma sau destinația bunului în cursul locațiunii. Folosirea bunului contrar destinației sau contractului poate constitui inclusiv un temei de rezoluțiune la inițiativa locatorului.
De aceea, la prelungire merită verificat dacă destinația descrisă în contract mai reflectă realitatea.
Aceeași verificare este necesară dacă spațiul este utilizat de alte companii, parteneri sau societăți afiliate. Art. 1270 stabilește că sublocațiunea sau cesiunea locațiunii necesită consimțământul locatorului. În același timp, legea limitează posibilitatea unui refuz nejustificat atunci când locatarul are un interes legitim și obligă locatorul care refuză să comunice motivele în termen de 15 zile; în caz contrar, se consideră că acesta a consimțit.
Pentru un business, merită astfel negociat expres dacă spațiul poate fi utilizat de companii afiliate, dacă este permisă sublocațiunea totală sau parțială și ce se întâmplă cu contractul în cazul unei restructurări sau al transferului afacerii.
Tot aici trebuie revizuită situația investițiilor făcute în spațiu. Potrivit art. 1285, la încetarea locațiunii locatarul poate, în anumite condiții, separa îmbunătățirile efectuate cu permisiunea locatorului dacă acestea pot fi înlăturate fără deteriorarea bunului sau poate cere compensarea valorii lor, dacă legea ori contractul nu prevede altfel.
Pentru investiții semnificative, această problemă nu ar trebui lăsată pentru ziua în care spațiul trebuie eliberat.
5. Cum ieșim din contract dacă lucrurile nu mai funcționează?
Deși contractul se prelungește tocmai pentru că părțile intenționează să continue colaborarea, acesta este și momentul potrivit pentru a verifica cum poate înceta relația.
Art. 1282 din Codul civil îi permite locatorului să solicite rezoluțiunea, printre altele, atunci când locatarul utilizează bunul contrar destinației sau contractului, îi înrăutățește culpabil starea, nu achită chiria timp de trei luni după scadență — dacă contractul nu prevede altfel — ori încheie o sublocațiune fără acordul locatorului. Legea permite și stabilirea prin contract a altor motive de rezoluțiune.
Aceste reguli fac importantă revizuirea clauzelor privind încălcările contractuale, termenele de remediere și notificările. Nu orice problemă trebuie să conducă imediat la încetarea contractului, iar un mecanism clar de remediere poate preveni conflictele inutile.
Există însă un detaliu care poate fi ușor trecut cu vederea la prelungire. Art. 1280 alin. (3) spune expres că garanția constituită de un terț pentru obligațiile locatarului nu se extinde asupra locațiunii reînnoite.
Dacă obligațiile locatarului sunt garantate de o societate-mamă, de un asociat sau de un alt terț, prelungirea contractului principal nu trebuie tratată automat ca o prelungire a garanției. Documentele de garantare trebuie revizuite separat.
În final, contractul trebuie să spună cât mai clar și ce se întâmplă cu bunul la încetare. Art. 1284 obligă locatarul să îl restituie în starea în care l-a primit sau în starea prevăzută de contract, iar prejudiciul rezultat din deteriorările imputabile locatarului poate fi pus în sarcina acestuia. Dacă bunul nu este restituit la timp, locatorul poate cere chiria pentru întreaga perioadă de întârziere și, după caz, despăgubiri pentru prejudiciul care nu este acoperit de aceasta.
Aici revine în discuție și uzura normală: un spațiu utilizat timp de cinci sau zece ani nu poate arăta identic cu ziua predării, iar legea face distincția între deteriorarea imputabilă locatarului și efectele firești ale unei utilizări prudente.
Prelungirea este, de fapt, o renegociere
Cel mai simplu act adițional este cel care schimbă o singură dată: „termenul contractului se prelungește până la…”. Dar cel mai simplu document nu este întotdeauna și cel mai sigur.
Prelungirea contractului de locațiune este un moment firesc pentru a verifica ce s-a schimbat de la semnarea inițială: valoarea economică a contractului, starea bunului, investițiile efectuate, modul de utilizare a spațiului, structura afacerii și riscurile pe care fiecare parte este dispusă să și le asume.
Uneori, după această verificare, concluzia va fi că este suficientă modificarea termenului. Alteori, vor trebui actualizate chiria, reparațiile, destinația, garanțiile sau mecanismul de încetare.
Important este ca prelungirea să nu fie făcută din inerție. Un contract care a funcționat bine până astăzi poate continua să funcționeze bine și mâine — cu condiția ca el să descrie relația pe care părțile o au în prezent, nu doar pe cea pe care și-au imaginat-o atunci când au semnat prima dată.
Materialul are caracter informativ general. Aplicarea regulilor poate diferi în funcție de natura bunului, statutul părților, clauzele concrete ale contractului și existența unor norme speciale aplicabile anumitor categorii de locațiuni.